Tout savoir sur le pilotage financier

Le pilotage financier : de quoi parle-t-on ?

Le pilotage financier désigne les outils et processus mis en place pour améliorer la performance financière d’une organisation dans le temps, qu’elle soit à but lucratif ou non. Cette pratique permet d’outiller l’organisation afin que celle-ci puisse mesurer son activité, suivre ses indicateurs-clés, analyser ses performances financières ou encore anticiper ses besoins et mitiger les risques financiers, juridiques et légaux. Cela constitue ainsi un puissant outil d’aide à la décision au service des dirigeant·es d’organisation.

Qui se charge du pilotage financier dans l’organisation  ?

Certaines associations, notamment celles ayant grossi ou disposant de suffisamment de ressources, ont un département et une équipe dédiés à ce volet. Dans les organisations avec de plus faibles moyens, il est courant que cette fonction soit détenue par le porteur de projet lui-même, un bénévole ou un salarié en complément de l’appui d’un cabinet d’expertise comptable externe, notamment pour les activités de saisie comptable, d’établissement des états financiers, audit et validation des comptes, etc.

Quelques idées reçues sur le pilotage financier :

• Le pilotage financier, ça ne concerne que les entreprises commerciales ! Le terme de pilotage financier peut renvoyer à une notion de lucrativité, alors que les structures de l’ESS et associations recherchent en premier lieu l’utilité et l’impact social et/ou environnemental. Pourtant, avec l’augmentation des besoins et les tensions au niveau des financements, notamment publics, il devient crucial de gagner en efficacité financière et de se pencher sur cette dimension-clé d’une organisation.
• C’est un processus complexe : Il est vrai qu’au moment de sa mise en place, le pilotage financier nécessite une mise à plat des outils, une analyse des processus internes et du temps. Cependant, sur le long terme, cela facilitera les orientations stratégiques et le pilotage des activités car c’est un levier d’efficacité puissant pour les structures.
• Cela peut questionner les salariés “ce sont les finances qui régissent les décisions, c’est un outil de contrôle de notre performance” : le pilotage financier peut être perçu par les salariés comme un outil de contrôle alors que dans les faits,il augmente la transparence et facilite la communication au sein de l’organisation, favorisant ainsi l’adhésion au projet.

Les freins et enjeux rencontrés par les organisations sur le terrain :

Cela fait maintenant dix années que ScaleChanger accompagne les structures à impact social et/ou environnemental sur leurs problématiques de développement. Ce que l’on observe sur le terrain vis-à-vis de la gestion financière, c’est : 

• Un manque de ressources à allouer au pilotage financier. Dans un contexte déjà précaire du secteur des organisations de l’économie sociale et solidaire, il peut être difficile pour les structures d’investir sur ce poste qui demande du temps, des moyens financiers et des compétences spécifiques. 
• Un manque de temps : structurer et piloter sa gestion financière demande l’implication de tous : les membres du Comité de Direction (CODIR)pour co-construire les outils mais aussi la contribution des équipes et autres membres de la gouvernance. Du temps, qui souvent manque. 
• Un enjeu d’attractivité : difficile d’attirer des profils lorsque les salaires dans les structures de l’ESS sont généralement plus bas que ceux pratiqués par les entreprises commerciales.
• Un enjeu de professionnalisation : faire reposer son pilotage financier sur des méthodes artisanales ou des outils peu robustes peut s’avérer lourd de conséquences pour la structure. Une erreur de saisie peut avoir une incidence grave sur la trésorerie de l’organisation et ainsi la fragiliser.
• La frilosité des dirigeants : manque d’intérêt, frilosité des chiffres, … Le pilotage financier n’a pas vraiment la côte auprès des dirigeant(e)s de structure. Pourtant, avec un accompagnement adapté, les dirigeants et/ou leurs équipes peuvent rapidement monter en compétences et démystifier le pilotage des données financières. De plus, en l’absence d’un pilotage financier structuré et d’un contrôle interne, les risques d’abus ne sont pas écartés et peuvent être préjudiciables à l’organisation.

Quels sont les bénéfices d’un pilotage financier robuste ?

• Des prises de décisions éclairées
• Une efficacité et efficience accrues grâce à la standardisation et à l’automatisation des processus
• Une anticipation des besoins et des risques pour la prise de décision
• Un accroissement de la confiance des parties prenantes internes et externes
• La mise en conformité face aux exigences légales et financières
• Une augmentation des chances d’obtenir des financements grâce à une gestion financière transparente et efficace. Avoir une personne dédiée au pilotage financier est un bon signal voire un pré-requis lorsque l’on souhaite lever des fonds !

Et dans le cadre d’un changement d’échelle, pourquoi est-il important pour une organisation d’avoir une bonne gestion financière ? 

Le changement d’échelle d’une structure implique généralement un investissement dans de nouvelles ressources afin d’accroître son impact, se traduisant par une prise de risque significative et souvent une transformation en profondeur de son modèle économique et organisationnel. La structure entre alors dans une phase de développement accéléré de son activité et a besoin de suivre sa performance afin d’ajuster sa stratégie de manière objective et en continu, sur la base d’indicateurs fiables et en concertation avec l’ensemble de ses partenaires. Des outils de pilotage économiques et financiers adaptés représentent un gain de temps significatif pour une structure en phase de changement d’échelle, en lui permettant de mobiliser durablement ces partenaires et en lui conférant l’agilité dont elle a besoin pour déployer efficacement son modèle auprès d’un public large de bénéficiaires. Le pilotage financier devient donc d’autant plus crucial lorsqu’une structure prépare ou entre en phase de changement d’échelle. Il permet de :  – faire le point sur son niveau de structuration et de professionnalisation et de se poser les bonnes questions sur les pratiques à renforcer ou à modifier tout en réfléchissant au modèle socio-économique de la structure. – disposer d’une vision plus claire de l’actuel pour savoir où aller en termes d’ambition d’impact. – faciliter la modélisation des différentes stratégies de changement d’échelle à explorer. Plus le pilotage financier est clair, plus il est aisé de dresser des projections et hypothèses. – suivre et de piloter l’accroissement de l’activité grâce à des outils robustes facilement appropriables. – rassurer les potentiels investisseurs et autres partenaires stratégiques. Une gestion financière rodée et pilotée par une personne compétente accroît la confiance des partenaires que vous convoitez.

Comment ScaleChanger accompagne les structures sur leurs enjeux de pilotage financier ?

1. Dans un premier temps, nous menons un diagnostic des outils existants et de l’organisation du département financier (s’il y en a un). Nous réalisons ainsi une cartographie des données disponibles, une analyse des flux, une revue de l’organigramme, etc).
2. Nous menons ensuite une analyse des besoins en matière de pilotage financier.
3. Sur la base des besoins identifiés, nous co-construisons des tableaux de bord avec les membres du CODIR et la personne ou équipe en charge de la gestion financière pour définir des indicateurs ainsi que des outils pratiques et efficaces pour les suivre (tableaux de bords pour les budgets, suivi de la trésorerie, fichier des résultats des exercices, etc.). 
4. Dans un souci de conformité et de mitigation des erreurs, nous vérifions en parallèle que les données issues de la comptabilité alimentent correctement les tableaux internes et qu’il y a une correspondance juste et fluide entre la comptabilité et les rapports internes. 
5. Nous mettons ensuite en place des procédures de contrôle interne et des KPI pour dégager des activités/coûts pertinents. Exemple : pour une association qui forme les femmes éloignées de l’emploi, combien de femmes ont été formées tel mois et combien cela a coûté à la structure. Ces ratios peuvent être partagés avec les équipes pour montrer l’atteinte des objectifs fixés et les éventuels dépassements. Cela favorise l’adhésion et la compréhension des enjeux financiers au sein de l’équipe et la prise de décision (besoin de recruter par exemple).
6. A l’issue de l’accompagnement, les structures disposent :
   1. de processus et procédures clairs pour piloter leur gestion financière,
   2. d’outils pertinents pour accroître la plus robustesse et la fluidité du pilotage financier,
   3. d’un plan d’action pour structurer ou renforcer leur gestion financière en amont d’un changement d’échelle
   4. un gain en sérénité et des prises de décisions appuyées par des éléments tangibles
   5. un gain de confiance pour aller lever des fonds